En phase avec les nouveaux modes de travail, plus nomades, le Flex Office a déjà conquis plusieurs entreprises en France et dans le monde (comme Adobe, Nestlé, People Doc, et de nombreuses start-ups,…). Et pour cause ! Il évite le syndrome « Bureaux vides et salles de réunion pleines », avec en plus de sérieux avantages à la clé : plus d’économies grâce à une meilleure occupation de l’espace, plus de productivité avec des lieux pensés autour du bien-être des collaborateurs. Spécialiste de l’aménagement de bureaux, et du Flex Office, MAKE Office partage avec vous ses conseils de pro pour y passer avec un maximum de souplesse😉.
1- Mixer les ambiances. A l’opposé de l’Open Space, le Flex Office a la conviction qu’il n’existe pas un seul mais plusieurs espaces de travail qui doivent cohabiter sur un même lieu : un pour se réunir et échanger, un autre dédié aux appels téléphoniques, une zone calme pour se concentrer, un endroit convivial pour la restauration ou les pots entre collègues…
2- Optimiser le taux d’occupation. Saviez-vous que les bureaux sont très rarement occupés à 100% ? Certains ne sont en effet occupés en moyenne qu’entre 45 et 55% du temps. Avant de passer au Flex Office, il est vivement conseillé de se pencher sur son taux d’occupation. Cela vous permettra de savoir précisément quels emplois nécessitent une occupation continue ou plus ponctuelle, et de rationnaliser votre organisation en conséquence.
3- Donner envie. Avec le Flex Office, l’idée est de passer du « Bureau Obligatoire » au « Bureau Choisi ». L’objectif est donc donner envie à vos collaborateurs de venir travailler au bureau (plutôt que chez eux ou au Starbuck du coin). Pour cela, n’hésitez pas à jouer sur le confort, la beauté des espaces ou de chouettes services (comme des cours de sport collectifs ou des conférences passionnantes). Chez Adobe par exemple, ils ont misé sur la beauté des lieux, avec des postes en Flex Office situés au dernier étage et offrant une vue incroyable sur tout Paris !
4- Penser individuel. Le partage, c’est bien mais pas pour tout et pas tout le temps ! Il faut aussi penser à créer des zones de confidentialités (bureau individuel, box téléphonique, …) et des espaces de rangement si possibles individuels. Chaque collaborateur doit pouvoir ranger ses affaires le soir dans un casier attribué.
5- Penser aussi collectif. Les managers et la direction ont intérêt à intégrer les salariés dans le projet le plus en amont possible : ils doivent y voir leur intérêt, donner leur point de vue. Passer au Flex Office peut aussi être une bonne façon de (re)motiver vos troupes.
6- Voir petit (pour une fois). L’idéal est de favoriser les petits espaces partagés (8-12 postes), si possibles organisés si possible en mode projet. Objectif : ne surtout pas reproduire une ambiance Open Space source d’inconfort et de stress !
7- Rester pratique. Pensez enfin à des détails pratiques très utiles comme une connexion wi-fi infaillible, des connectiques performantes à chaque place, un système de stockage des fichiers (cloud par exemple), un système de réservation de salles de réunion et un système d’échange interne (réseau social, Slack, Intranet).
8- Ne pas négliger l’acoustique de vos espaces. Pour le confort de vos collaborateurs, veillez enfin à bien insonoriser les lieux partagés.
>> MAKE Office vous aide aussi à conquérir ce nouveau mode de travail ! Des questions sur le Flex Office, besoin de parler de votre projet ? Nous sommes là pour vous aider : contactez-nous sans hésiter.
