Depuis la crise sanitaire du COVID, le télétravail est devenu une évidence pour tous et beaucoup d’entreprises se demandent s’il ne serait pas plus opportun de réduire leur surface de travail (et leur coût immobilier). Spécialiste de l’aménagement de bureaux, MAKE Office vous donne 4 conseils très concrets pour vous décider…. Et vous aider à conquérir de nouveaux territoires dans votre travail !
1 – Penser à court, moyen ou long terme
En période de crise et de baisse d’activité, il est tentant de restreindre ses coûts en réduisant sa surface locative (surtout à Paris où l’immobilier coûte si cher !). Mais rien ne dit que les changements initiés durant la crise seront durables. Aussi est-il important de penser à long terme : la révision des modes de travail et l’ampleur de leur déploiement à travers les différentes entités d’une entreprise ou d’un groupe doivent être pensées « en situation normale », donc en prenant du recul sur la situation de crise. Ceci-étant, rien ne vous empêche d’opter pour des solutions temporaires et réversibles, comme la sous-location par exemple.
2- Auditer les besoins de vos salariés
Avant tout, nous vous conseillons de commencer par un audit de vos besoins : nombre de postes de travail, profils de poste (présence indispensable ou non au bureau, possibilité de flex office), lieux partagés, salles de réunion, de formation, prévision de nouveaux arrivants quand l’activité repartira… Ceci vous permettra de déterminer votre nombre de m2 indispensables. Généralement, on conseille un ratio de 10 m2 par personne (comprenant les espaces de vies et circulation). Pensez aussi à faire le point sur le mode de détention de vos bureaux : loués « classiquement » ou bien location de tiers lieux réservés à la demande selon des besoins ponctuels dans des espaces de coworking par exemple. Profitez enfin de cet audit pour sonder vos collaborateurs et initier la réflexion avec eux sur leur façon de travailler. Voulez-vous imposer le tété travail ou laisser vos collaborateurs libres de venir (ou non) ? La réduction des espaces de travail pose in fine la question du type de management que vous voulez avoir. Prenez bien le temps d’y réfléchir !
3- Mesurer votre taux d’occupation
Le saviez-vous ? Un bureau n’est utilisé en moyenne que 45 à 55% du temps. Mesurer votre taux d’occupation vous permettra de savoir quels espaces sont utilisés ou pas, comment et pourquoi. In fine, vous aurez une vision fine de la répartition de vos effectifs par profil d’activité, et saurez comment mieux optimiser la gestion de l’occupation de vos bureaux (ressources énergétiques notamment).
Exemples :
Un commercial est en moyenne 20% de son temps au bureau
Un comptable ou une assistante est souvent au bureau.
4- Développer une vision globale. Si vous avez décidé de déménager, prenez en compte les services existants dans l’immeuble (salle de sport, espace de restauration, auditorium, salles de réunions). Ces services associés peuvent vous permettre de réduire significativement votre surface locative.
>> Professionnel de l’aménagement de bureaux, MAKE Office répond à toutes vos questions sur la réduction de vos espaces de travail et vous accompagne à chaque étape de votre parcours (choix du bâtiment, space-planning, accompagnement au changement…). N’hésitez pas à nous solliciter !
